Las empresas que cierran su ejercicio el 31 de Diciembre debe estar muy atento a las obligaciones de carácter mercantil que se generan durante el mes de abril del año siguiente, como la legalización de los libros oficiales. En un anterior artículo, comentábamos la obligación de legalizar los libros de contabilidad presentando telemáticamente al registro mercantil dichos libros durante el mes de Abril.
Pero cabe recordar que existen otros libros oficiales que también se deben legalizar durante ese mismo periodo:
- Libro de actas: las actas de las reuniones celebradas por el órgano de la sociedad se tendrán que presentar telemáticamente para que se pueden legalizar en los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio social. Como mínimo se deberá realizar un acta al año, la de aprobación de las cuentas anuales del ejercicio (no confundir con el certificado del acta que se firma y se envía con las cuentas anuales durante el mes de julio), pero se deberá revisar si hay otras actas celebradas, por ejemplo, ampliación de capital, cambio de domicilio, etc…
- Libro de registro de socios (SL) o de acciones nominativas (SA): también se deberá presentar telemáticamente al registro mercantil si existe durante el año algún tipo de modificación.
- Libro registro de la sociedad o libro de contratos del socio único, en sociedades unipersonales.
Dentro del check list fiscal/contable/mercantil del cierre del ejercicio, es importante detenerse en estos aspectos más formales y prestar atención si efectivamente se están presentando y están legalizados todos los libros.
Por nuestra experiencia, el día a día de las empresas relega a un segundo plano estas obligaciones sobre los libros oficiales, que cada vez son más importante cumplir para evitar derivación de responsabilidades al administrador/a de la sociedad.
Antiguamente estos libros oficiales se llevaban manualmente, después pasaron a llevarse con hojas móviles y desde hace unos años se deben presentar obligatoriamente de manera telemática. Seguro que existen diferentes problemáticas que se pueden solucionar pero que se deben tener controladas. Cuándo constituí la sociedad…¿legalicé los libros de actas y de socios? He perdido el libro de actas y de socios, ¿cómo lo soluciono? ¿he presentado alguna vez algún libro de actas?
Desde Miquel Valls Asesores Fiscales y Financieros en Barcelona sabemos que es un tema que muchas veces no se le presta la atención adecuada pero que debemos controlar y tenerlo al día. Toda esta información se presenta de manera telemática a través de la web de www.registradores.org y con el programa legalia. Desde nuestro despacho os podremos ayudar si tenéis alguna consulta o necesitáis poner al día los libros oficiales de actas y socios.
Sobre el autor:
Carlos del ValleEconomista Asociado
Miquel Valls – Asesores Fiscales y Financieros
